เทคโนโลยี ( Technologe )
ความหมายและประเภทของเทคโนโลยี
เทคโนโลยีเป็นการเชื่อมระหว่างความชำนาญ ความรู้ ประสบการณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิต และการกระจายสินค้าหรือบริการ เทคโนโลยีรวมอยู่ในกิจกรรททั้งหมดขององค์การหรือสำนักงานและอัตราการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วของเทคโนโลยี


ปัจจัยสำคัญสำหรับการเกิดนวัตกรรมของสำนักงานเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี มี 2 ชนิด
1. Quantum Technologicalchange เป็นการเคลื่อนย้ายเทคโนโลยีแบบพื้นฐาน ซึ่งมีผลต่อนวัตกรรมของลูกค้าและบริการใหม่
2. Incremental Technolog Change เป็นการเปลี่ยนแปลงที่กลั่นกรองเทคโนลยีที่มีอยู่แล้วนำไปสู่การปรับปรุงทีละเล็กละน้อย

เทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีข้อมูลหรือสารสนเทศ หรือ IT กล่าวถึงขบวนการการปฏิบัติหรือระบบใดๆ ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกให้กับขบวนการและการเคลื่อนย้ายข้อมูล ปจจุบันทุกคนมีความคุยเคยกับองค์ประกอบสมัยใหม่ของIT เช่นการใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล IT มีการเปลี่ยนแปลงมากจนเห็นได้ชัด ในธุรกิจนำIT มาช่วยสร้างความได้เปรียบเชิอุปสรรคของเทคโนโลยี

ประโยชน์ของเทคโนโลยี
1. เพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพ เช่น JIT Scheduineg Pr0gram
2. พัฒนาสำนักงานอัคโนมัติ เช่น ทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารต่างๆ
3. เครือข่ายคอมพิวเตอร์กว้างไกลขึ้น เช่น LAN WAN
4. ช่วยในการควบคลุมวางแผน การตัดสินใจ เช่น DSS Stmultion
5. สร้างความได้เปรียบเชิงการแข่งขัน

อุปสรรคของเทคโนโลยี
อุปสรรคทีททำให้การปฏิบคิงานของ IT ทำได้อยากและลำบากยิ่งขึ้นประกอบด้วย
1.ปัญหาด้ารเทคโนโลยี โดยขาดมาตรฐานในการคงที่ เพราะมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ทำให้ธุกิจซึ่งใช้ IT ที่แตกต่าง จะมีมาตรฐานที่แตกต่างกัน และความแตกต่างเหล่านี้จะทำให้เกิดความลำบากในการเชื่อมต่ออุปกรณ์ เข้าด้วยกัน
2.การต่อต้ารจากผู้ใช้ เกิดความกลัวเทคโนโลยี ไม่ชอบเทคโนโลยี การต่อต้านจะลดลงถ้าให้เกิคความเป็นมิตรและมีการชี้แจงให้การศึกา และอบรมคอมพิวเตอรื
3.การคัดด้านการเมือง เพราะอิทธิพลของITที่มีต่อกาเปลี่ยนแปลงในสำนักงาน อาจทำให้สียผลประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงน้าคัค้าน โดยใช้ยทธวิธีต่างๆ เช่น หลีกเลี่ยงการนำทรัพยากรไปใช้

ผลกระทบของเทคโนโลยี
ผลกระทบต่อเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง เช่น โทรศัพท์แบบดั่งเดืมต้องเผชิญกับคู่แข่งที่เสนอเทคโนโลยีเคลื่อนที่ จึงเห็นได้ว่าการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี เป็นทั่งโอกศและอุปสรรค เปรียบเสมือนเหรียญ 2 ด้าน ขณที่ด้านหนึ่งช่วยสร้างโอกาศและสินค้าและบริการใหม่ๆ แต่อีกดานหนึ่งเป็นอุปสรรคที่สามารถทำลายความต้องการของสินค้าและบริการแบบเดิม
นอกจากนี้เทคโนโลยังมีผลต่อการการทบต่อพฤติกรรมในองค์การในเชิงลบเกิดความรู้สึกไม่ปลอดภัยเพราะเกรงว่าจะมีการนำคอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีอื่นมาแทนคน จะเห็นได้จากการปลดออก รวมทั้งการทำรีเอ็นจิเนียริ่งในสำนักงาน

การจัดการกับเทคโนโลยี
ข้อเสนอแนะในการจัดการกับเทคโนโลยีในสำนักาน ดังนี้
1.คำนึงถึงเป้าหมายหลักเกณฑ์ขององค์การและวิเคราะห์ผลของการนำเทคโนโลยีมาใช้
2.ตรวจสอนเทคโนโลยีที่ใช้อยู่
3.สร้างระบบสนับสนุนในการปฏิบัติงานกับเทคโนโลยี
4.เน้นความเข้าใจที่ถูกต้องกับเทคโนโลยีให้พนักงานได้ทราบ

ที่มา จากหนังสือเรียนวิชา OA

(Reengineering ) หรือการรื้อปรับระบบ เป็นการนำกระบวนการจัดการใหม่ที่ใช้อยู่เดิม ซึ่งต้องทำทั้งองค์การทุกระบบที่สามารถทำให้เกิดประสิทธิภาพแก่องค์การ ดังนั้น การรีเอ็นจิเนียริ่งสำนักงานจึงไม่ใช่การปรับปรุงเครื่องมือสมัยใหม่ แต่จะต้องมีความคิดใหม่ ออกแบบใหม่ ปรับปรุงโครงสร้างใหม่ และใช้เครื่องมือสมัยใหม่

Reengineerimg ของบริษัทเบลล์แอตแลนติก

บริษัทเบลล์แอตแลนติก เป็นบริษัทสื่อสารขนาดใหญ่ของอเมริกา ที่ผูกขาดการบริการการเข้าถึงพาหะ ที่เป็นการเชื่อมโยงในการสื่อสารทางไกลให้กับลูกค้า เนื่องจากไม่มีคู่แข่งขันในระยะแรก ๆ จึงทำให้บริษัทไม่มีการพัฒนาการให้บริการกับลูกค้า ขาดการเอาใจใส่กับลูกค้า ไม่ทำตามที่ลูกค้าขอร้อง เมื่อโลกมีการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีทำให้บริษัทไม่สามารถตามบริษัทอื่นได้ทัน จึงทำให้ลูกค้าเก่าถอนตัวไปหาบริษัทอื่นมากมาย ลูกค้าใหม่ก็ไม่มี ต่อมาผู้บริหารที่ที่เข้ามาใหม่ได้หาวิธีที่จะปรับปรุงบริษัทขึ้นมาใหม่ โดยนำการรื้อปรับระบบมาใช้ในบริษัท ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. การค้นหา และระดมพลเป็น เรจิส ฟิลทซ์ ซึ่งเป็นผู้บริหารคนใหม่ของเบลล์ แอตแลนติก ในปีคศ. 1990 พบว่าได้เกิดความแตกต่างระหว่างบริษัทกับคู่แข่งขันอย่างมาก โดยเบลล์ แอตแลนติกประสบปัญหามากในขณะนั้น ไม่สามารถแข่งขันกับบริษัทอื่นได้ จึงตัดสินใจนำการรื้อปรับระบบมาใช้ เริ่มต้นจากการคัดเลือกคณะทำงานขึ้นมาเพื่อทำโครงการรื้อปรับระบบ โดยเลือกผู้จัดการที่มีคุณสมบัติที่เป็นที่ยอมรับของกลุ่มเพื่อนร่วมงาน และเป็นผู้ที่มีความสามารถในการสื่อสาร เป็นครูและเป็นผู้จำลองบทบาทที่ดี อีกทั้งยังสามารถสร้างแรงบันดาลใจให้คนอื่นได้
2. การแสวงหาและรวบรวม โดยตั้งคณะทำงาน ซึ่งมีทีมงานสองทีม ทีมที่หนึ่งสร้างความคิด ต่าง ๆ ขึ้นมา ซึ่งเป็นบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญจากทุกสาขาที่เกี่ยวข้องอยู่ในกระบวนการที่กระจัดกระจายของงานต่าง ๆ ซึ่งทีมนี้เป็นทีมที่ระดมสมอง ทำการออกแบบใหม่ และเขียนแบบแปลนของกระบวนการใหม่ทั้งหมดโดยละเอียด ส่วนทีมที่สองนำความคิดของทีมที่หนึ่งไปปฏิบัติ ไปทดสอบและปรับแนวความคิดนั้นในสถานการณ์จริง เมื่อได้ความคิดจากทีมที่หนึ่งแล้ว ให้ทีมที่สองนำไปทดสอบแบบแปลนของกระบวนการ ซึ่งทีมนี้ได้ทำการเปลี่ยนแปลงอย่างไรก็ได้ แล้วนำผลการทดสอบไปให้ทีมที่หนึ่ง การรื้อปรับระบบได้ทำไปทีละน้อย ซึ่งเป้าหมายคือการลดเวลาการบริการ ตัดค่าใช้จ่าย และการปรับปรุงคุณภาพ เดิมบริษัทมีระบบการบริหารที่มีสายบังคับบัญชาตามลำดับชั้น และดูแลพนักงานทุกคนอย่างใกล้ชิด ตลอดจนวัดผลการปฏิบัติงานโดยมีเกณฑ์วัดภายใน ทำให้ประสบปัญหาสิ้นเปลืองพนังงานมาก ทำงานซ้ำซ้อน สิ้นเปลืองงบประมาณ
3. การออกแบบและสร้างธุรกิจใหม่ จากการทำงานของสองทีม ที่มีการประสานงานกันอย่างใกล้ชิด มีการปรับปรุงตลอดเวลา และได้นำไปปฏิบัติจริงในพื้นที่ส่วนหนึ่งของเพนซิลวาเนียกลาง ซึ่งใช้เวลาหลายเดือน จากการทดลองสามารถลดเวลาการบริการจากที่เคยใช้เวลาเป็นสัปดาห์ เหลือเพียงหนึ่งวัน ในบางกรณีสามารถลดลงเหลือเป็นชั่วโมงเท่านั้น จากนั้นได้นำรูปแบบที่สมบูรณ์ไปใช้กับหน่วยงานย่อยของบริษัททั้งหมด ทั้งนี้ได้มีการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้อีกด้วย หลังรื้อปรับระบบใหม่การบริหารของบริษัทได้เปลี่ยนไปสู่การทำงานเป็นทีมที่ประสานหน้าทีทำงานด้วยกัน และจัดการการทำงานด้วยตนเอง ด้วยแรงจูงใจภายในเพื่อสนองความต้องการของลูกค้า รวมถึงการปรับปรุงรอบเวลา ลดต้นทุน และปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง การปฏิบัติงานของพนักงานจะมีการเกี่ยวโยงกับงานอื่นมากขึ้น พนักงานสามารถทำงานได้หลายอย่าง แทนที่จะแยกกันทำแค่อย่างเดียวเหมือนแต่ก่อน
4. การจัดองค์กรใหม่ มีการฝึกอบรมให้พนักงานใช้คอมพิวเตอร์ได้ด้วยตนเอง ปรับปรุงอุปกรณ์ใหม่โดยนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้ โดยเฉพาะการสื่อสารระหว่างพนักงานกับพนักงานด้วยกัน และลูกค้ากับบริษัท ทั้งนี้เพื่อให้การปฏิบัติงาน เป็นไปด้วยความรวดเร็ว

ผลจากการรื้อปรับระบบของบริษัทเบลล์แอตแลนติกนั้น ทำให้บริษัทสามารถลดงบประมาณรายจ่ายลงได้จาก88 ล้านดอลลาร์ เหลือแค่ 6 ดอลลาร์ สามารถลดแรงงานได้อย่างมากมาย และสามารถลดเวลาการให้บริการแก่ลูกค้าได้มากที่สุด คือบริการได้เร็วที่สุดในบรรดาบริษัทคู่ขันทั้งหมด และจะลดเวลาลงอีกในระยะเวลาอันใกล้นี้ ถ้าไม่มีการรื้อปรับระบบในเบลล์แอตแลนติกปานนี้อาจจะไม่มีบริษัทนี้อยู่ในโลกนี้แล้วก็ได้
จากประสบการณ์การรื้อปรับระบบจากสองบริษัทนี้ หวังว่าคงนำไปใช้ในการรื้อปรับระบบในหน่วยงานอื่นได้ แต่อย่าลืมว่าในการรื้อปรับระบบหน่วยงานใด ๆ นั้นเราไม่สามารถที่จะลอกเลียนแบบของการรื้อปรับระบบของหน่วยงานอื่นได้ทุกอย่าง เพราะทุกหน่วยงานย่อมมีสิ่ง ที่แตกต่างกันไป แต่ก็สามารถศึกษาแล้วนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมได้ ในการรื้อปรับระบบนั้นเป็นวิธีหนึ่งที่จะปรับปรุงการทำงานที่เห็นผลได้รวดเร็ว ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรง ยิ่งใหญ่ การทำงานอาจเป็นปัญหาบ้างในขณะเริ่มต้น เนื่องจากมักจะได้รับการต่อต้านจากผู้ร่วมงาน ผู้นำต้องประชาสัมพันธ์ชี้แจงให้ผู้ร่วมงานเข้าใจ ผู้นำต้องมีความเข้มแข็ง มุ่งมั่นที่จะทำให้เกิดความสำเร็จ หาผู้ที่มีความสามารถเป็นที่ยอมรับของผู้ร่วมงานมาร่วมทีมในการรื้อปรับระบบ ถึงเวลาแล้วที่เราจะต้องทำการรื้อปรับระบบการทำงานของเราเอง โดยเริ่มจากหน่วยเล็ก ๆ ในหน่วยงานที่เราทำงานอยู่ เมื่อได้ผลดีก็ขยายไปยังหน่วยงานอื่นต่อไป อย่าลืมว่าการรื้อปรับระบบนั้นต้องทำแล้วทำอีกไม่ใช่ทำครั้งเดียวจะประสบความสำเร็จ กิจการใดก็ตามถ้ามีการแข่งขันสูงก็ยิ่งต้องมีการรื้อปรับระบบสูงตามไปด้วย ถ้าไม่มีการปรับปรุงก็ไม่สามารถที่จะแข่งขันกับใครได้อีกต่อไป และถ้ารู้จักนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้เท่าไรก็ยิ่งได้เปรียบคู่แข่งขันมากขึ้นเท่านั้น

สถานที่ท่องเที่ยวสำคํยของประเทศบรูไน

พระบรมธาตุชเวดากอง (SHWEDAGON PAGODA) : พระมหาเจดีย์ทองคำที่งดงามตั้ง เด่นเป็น สง่าอยู่ใจกลางเมืองย่างกุ้ง มีความสูงประมาณ 109 เมตร ประดิษฐานอยู่บนเนินดินที่ชื่อ “SINGUTTARA” ซึ่งมีลานรูปสี่เหลี่ยมและเป็นเนินที่สูงที่สุดในเขตปริมณฑลเมืองย่างกุ้งมีความยาวโดยรอบ ประมาณ 473 เมตร รอบฐานพระมหาเจดีย์รายล้อมไปด้วยเจดีย์องค์เล็กๆ อีกร้อยองค์ มีซุ้มประตูสี่ด้านยอดฉัตรองค์พระมหาเจดีย์ประกอบด้วยเพชรและพลอยมากมาย นับเป็นงานสถาปัตยกรรมฝีมือช่างพม่าที่งดงามหาที่เปรียบมิได้ สันนิษฐานว่าเริ่มก่อสร้างขึ้นตั้งแต่สมัยพุทธศตวรรษแรกๆ เชื่อกันว่าภายในองค์พระมหาเจดีย์ได้บรรจุเส้นพระเกศาธาตุของพระพุทธเจ้าจำนวน 8 เส้น พระมหาเจดีย์นี้ยังคงฐานะของพุทธสถานอันเป็นที่พึ่งทางใจของคนพม่าในทุกชั้นวรรณะทุกเพศทุกวัย

พระเจดีย์โบตะตอง : ซึ่งเป็นเจดีย์ที่สร้างขึ้นเพื่อรับพระเกศาธาตุก่อนที่นำไปบรรจุในพระเจดีย์ชเวดากอง เมื่อพระเกศาธาตุได้ ถูกอัญเชิญขึ้นจากเรือ ได้นำมาประดิษฐานไว้ที่พระเจดีย์โบตะตองแห่งนี้ก่อน พระเจดีย์แห่งนี้ได้ถูก ทำลายในระหว่างสงครามโลกครั้งที่ 2 และได้รับการปฏิสังขรณ์ขึ้นมาใหม่ โดยมีความแตกต่างกับพระเจดีย์ทั่วไปคือ ออกแบบให้ใต้ฐานพระเจดีย์มีโครงสร้างโปร่งให้คนเดินเข้าไปภายในได้ โดยอัญเชิญพระบรมธาตุไว้ในผอบทองคำให้ผู้คนได้เข้ามากราบไหว้มองเห็นได้ชัดเจน ส่วนผนังใต้ฐานเจดีย์ได้นำทองคำและของมีค่าต่างๆ ที่มีพุทธศาสนิกชนชาวพม่านำมาถวายแก่องค์พระเจดีย์ มาจัดแสดงไว้

พระพุทธไสยาสน์เชาตาจี ี : พระพุทธไสยาสน์เชาตาจีแห่งเมืองย่างกุ้ง พระพุทธรูปองค์นี้ มีลักษณะพิเศษคือ ที่บริเวณพระบาทมีภาพวาดรูปสรรพสิ่ง อันล้วนเป็นมิ่งมงคลสูงสุด เพราะประกอบด้วย ลายลักษณธรรมจักร ข้าง องค์ ในบริเวณใจกลางฝ่าพระบาท และล้อมด้วย รูปอัฏฐุตรสตกตมงคล 108 ประการ
ตลาดโป๊ะโยค หรือ “สก๊อตมาร์เก็ต” : ซึ่งตลาดแห่งนี้ท่านสามารถเลือกซื้อของฝากญาติมิตรได้นานาชนิดเป็นต้นว่า เครื่องเงิน, เครื่องเขิน, ไม้แกะสลักพระพุทธรูปเทวรูปที่ทำด้วยไม้จันทน์, เครื่องแกะสลัก, เครื่องลงรักปิดทองต่างๆ, ถ้วยชามกังไสจีนโบราณ, โคมไฟแก้ว และแจกันเจียระไนโบราณ, นาฬิกาข้อมือเก่า, ผ้าไหมลายต่างๆ ไปจนถึงบรรดาว่านต่างๆเช่น ว่านหงสาวดี ภาพวาดสีน้ำมันรูปทิวทัศน์ของพม่า ฯลฯเจดีย์สุเหล่

พระเจดีย์โบ่ตะต่าวน์ เป็นเจดีย์ทรงระฆังสูง 40 เมตร สร้างขึ้นเพื่อรับพระเกศาธาตุก่อนที่จะนำไปบรรจุในพระเจดีย์ชเวดากอง มีความแตกต่างจากเจดีย์ทั่วไปคือ ออกแบบให้ใต้ฐานพระเจดีย์มีโครงสร้างโปร่ง ให้คนเดินเข้าไปภายในได้ โดยได้อัญเชิญพระบรมธาตุไว้ในผอบทองคำให้ผู้คนได้เข้ามากราบไหว้มองเห็นได้ชัดเจน เจดีย์กะบ่าเอ อูนุ นายกรัฐมนตรีคนแรกของพม่าหลังได้รับเอกราชมีคำสั่งให้สร้างขึ้นราวต้นทศวรรษ 1950 เพื่อเตรียมการทำสังคายนาพระไตรปิฎกในปี .ศ.1954-1956 และอุทิศเจดีย์นี้เพื่อสร้างสันติภาพให้เกิดขึ้นแก่โลก ตัวเจดีย์มีลักษณะทรงกลม มีวามสูงและเส้นผ่าศูนย์กลางยาว 34 เมตรเท่ากัน พระประทานภายในหล่อด้วยเงินบริสุทธิ์น้ำหนักกว่า 500 กิโลกรัม

ระบบการจัดการด้านเอกสารDMS

ระบบการจัดการด้านเอกสาร ( Document management System : DMS) เป็นระบบที่ได้รับการปรับปรุงพัฒนาให้มีหน้าที่ในการจัดทำ ดูแล สร้าง กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ

ภายในสำนักงาน องค์ประกอบภายในระบบ DMS อาจประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้

การประมวลผลคำ (Word Processing) เป็นการนำหลายๆ คำมาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด ซึ่งเราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้มีกี่ตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัดหรือหน้าละกี่บรรทัดกั้นระยะหน้าหลังเท่าไรและสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างสะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้นๆ ออกมากี่ชุดก็ได้ซึ่งเอกสารที่ได้จะเหมือนกันทุกประการโปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่ทำให้เราสามารถทำงานกับเอกสารและสั่งงานต่างๆนี้ได้มีชื่อเรียกว่าปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word Processing)

การประมวลภาพ (lmage processing) เป็นระบบที่ประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ โดยอนุญาตให้ผู้ใช้นำรูปภาพจากเออกสารต่าง ๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูลและเรียกกลับมาดัคแปลงใช้งานได้ใหม่ในโอกาศต่อไปได้ ตัวอย่างโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ โปรแกรม Micrososoft office,Aldus pageMaker

การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ(Desktop Publishing) หมายถึง การนำภาพและข้อความมาจัดวางไว้ด้วยกันบนจอภาพ ในตำแหน่งที่สวยงาม ดูแล้วสบายตา มักใช้เป็นต้นแบบ (ต้นฉบับที่จะนำไปผลิตต่อ) ของเอกสารสิ่งพิมพ์อธิบายง่ายๆก็คือการจัดเตรียมต้นฉบับเอกสารสิ่งพิมพ์โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ(desktopcomputer) แทนที่จะเป็นการ "ตัดปะ" อย่างสมัยก่อน อย่างไรก็ตาม ก็ต้องใช้โปรแกรมช่วย โปรแกรมที่นิยมใช้กันมาก คือ PageMaker และ QuarkXpress การจัดเตรียมเอกสารสิ่งพิมพ์ด้วยวิธีนี้ จะช่วยลดค่าใช้จ่ายได้มากทีเดียว และเป็นที่นิยมมากในปัจจุบัน

การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา ( Reprographics) เป็นการผลิตเอกสารชนิดเดียวกันพร้อมกันหลายๆชุด เพื่อใช้แจกจ่ายหรือเผยแพร่ทั้งภาพในและภาพนอกสำนักงานได้อย่างรวดเร็วข้อได้เปรียบที่เห็นได้ชัดเจน คือ สามารถสร้างสำเนาได้สะดวก มีการโต้ตอบได้ ถ่ายพิมพ์แบบย่อหรือขยายก็ได้ หรือจะมีการพิมพ์สองด้านรวมข้อความพร้อมภาพ หรือแม้กระทั้งการจัดลำดับหน้าก็ทำได้เช่นกัน

การเก็บรักษา ( Archivar storage)
เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ แล้ว ต้องหาวิธีการเก็บรักษาเพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหายไป และในขณะเดียวกันต้องสามารถค้นหาได้สะดวกและรวดเร็ว ดังนั้นจึงมีวิธีการจัดเก็บแบบต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1. เก็บเป็นแฟ้มเอกสาร เป็นวิธีการบันทึกข้อมูลลงบนแผ่นกระดาษ แล้วรวบรวมใส่แฟ้มแบ่งเป็นหมวดหมู่ต่าง ๆ การเก็บรักษา ( Archivar storage)

ข้อดี จัดเก็บได้ง่ายไม่ต้องใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีมากนัก

ข้อเสีย การค้นหาข้อมูลใช้เวลานาน เอกสารอาจสูญหายหรือฉีกขาดได้ง่าย เมื่อเก็บ
นาน ๆ กระดาษจะเก่าทำให้ข้อความเลอะเลือนอ่านไม่ได้ การขนย้ายเอกสาร
ทำได้ยากเพราะมีจำนวนและน้ำหนักมาก

2. เก็บเป็นไม่โครฟิล์ม ในสมัยก่อนยังไม่มีคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กอย่างที่ใช้ในปัจจุบัน มีวิธีการนำเอกสารจำนวนหลาย ๆ หน้ามาเรียงกันแล้วใช้กล้องถ่านเป็นฟิล์มขนาดเล็กมาเรียกว่าไมโครฟิล์ม สามารถเก็บหรือซุกซ่อนไว้ได้ง่าย เมื่อนำไปใช้จะต้องใช้กล้องขยายเพื่ออ่านข้อความ หรือฉายออกมาเป็นภาพ

3. เก็บในเทปบันทึกเสียง เครื่องบันทึกเทป สามารถบันทึกข้อมูลเป็นเสียต่าง ๆ ได้ เช่น เสียงพูด เสียงเพลง เสียงของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น เสียงลมพัด

4. การเก็บภาพถ่าย โดยใช้กล้องถ่ายภาพ สามารถเก็บภาพถ่ายและข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ ไว้ใช้ในการค้นคว้าอ้างอิง ต่างๆกล้องถ่ายภาพสามารถบันทึกเป็นแผ่นภาพหรือเป็นภาพดิจิตตอลนำไปเก็บในคอมพิวเตอร์ได้

5. เก็บเป็นวีดิทัศน์ กล้องถ่ายวีดิทัศน์ หรือวีดีโอ (Video) ซึ่งการการบันทึกนี้สามารถบันทึกภาพและเสียงบันทึกภาพเหตุการณ์ ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ทันที และยังกำหนดเวลาในการถ่ายทำได้ เช่น ขั้นตอนการงอกของเม็ดถั่วเขียว ถ่ายทำเมื่อเริ่มเพาะเมล็ดจนถึงการเจริญเติบโตที่มีรากและใบได้

6.ฮาร์ดดิสก์ เก็บข้อมูลเหมือนแผ่นดิสเก็ตแต่มีขนาดใหญ่กว่าและน้ำหนักมากว่าดังนั้นจึงถูกเก็บไว้ในตัวเครื่องเพื่อเก็บข้อมูลโปรแกรมต่าง ๆ ซึ่งเคลื่อนย้ายไปที่อื่นได้ยาก
แผ่นซีดีหรือซีดี-รอมเก็บข้อมูลได้มากกว่าแผ่นดิสเก็ตหลายเท่าแต่การจัดเก็บต้องใช้เครื่องขับที่สามารถเขียนได้เนื่องจากซีดี-รอมมีแบบที่อ่านได้อย่างเดียว

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วย

☺ บุคลากร ได้แก่ ผู้จัดการหรือผู้บริหารทุกระดับ นักวิชาชีพ (เช่น นักบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน สถาปนิก นักกฎหมาย นักวิจัย เป็นต้น) นักเทคนิค เลขานุการ

☺ กระบวนการปฏิบัติงาน ได้แก่
Ÿ ☼ การรับเอกสารและข้อมูล เช่นส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
☼ การบันทึกเอกสารและข้อมูล งานด้านนี้จะปรับเปลี่ยนเป็นการบันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น
☼ การสื่อเอกสารและข้อมูล
☼ การกระจายข่าวสาร
☼ การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ
☼ การขยายรูปแบบเอกสาร
☼ การกำจัดและทำลายเอกสาร

☺ เอกสารข้อมูลสารสนเทศ สำนักงานอัตโนมัติทำงานกับเอกสารในแบบต่างๆ เหมือนกับสำนักงานธรรมดา แต่จะแตกต่างที่ปริมาณข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่คอมพิวเตอร์อ่านเข้าใจได้ทันทีจะมีมาก และรูปแบบ เอกสารที่นำมาประมวลผลมีหลากหลายมากขึ้น เช่น ข้อความ เสียงภาพ ตัวเลข ภาพถ่าย ภาพเคลื่อนไหว แผนภาพ ภาพลักษณ์ เป็นต้น

☺ เทคโนโลยี จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพื้นฐานค่อนข้างมาก เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน

☺ การบริหารจัดการ มีลักษณะคล้ายกับการบริหารจัดการสำนักงานธรรมดาอยู่บ้าง แต่จะมีข้อแตกต่างกันดังนี้
Ÿ ☼ ผู้บริหารต้องมีทัศนคติที่ถูกต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้
☼ ผู้บริหารต้องเข้าใจว่าใช้ในด้านเทคโนโลยีของสำนักงานอัตโนมัติต้องมีระบบและมาตรฐาน
ในการทำงาน มิฉะนั้นการติดต่อสื่อสารระหว่างกันอาจมีปัญหาเกิดขึ้นได้

สรุปหลักเกณฑ์การพิจารณาและการตัดสินใจในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

สำนักงานอัตโนมัติ เกิดขึ้นจากความพยายามขององค์กรที่จะทำให้งานขององค์กร ถูกต้อง รวดเร็ว
ตรวจสอบได้และพนักงานขององค์ไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่ในการทำงานแต่
งานสำนักงานอัตโนมัติิต้องการบุคลากรที่มีคุณภาพพัฒนาตนเองอย่างต่อ
เนื่่องตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยีที่นำมาใช้ในหน่วยงานหน่วยงาน
ต้องมีกิจกรรมพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่องด้วยเช่นเดียวกันงาน
สำนักงานอัตโนมัติมีผลกระทบต่อเน่ื่อง ดังต่อไปนี้

1. บุคลากรมีความรู้สึกว่า ตนเองเหมือนเครื่องจักร ถูกเฝ้ามอง และตรวจสอบตลอดเวลา เป็นหน้าที่ของผู้บริหารที่ต้องทำให้ บุคลากร มีความรู้สึกผ่อนคลาย มีเวลาเป็นส่วนตัว เมื่ออยู่นอกเวลางานการจัดสำนักงานให้น่าทำงาน มีความรู้สึกเป็นอิสระ ในขณะทำงานตามควร ก็เป็นเรื่องจำเป็น
2. ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน เป็นทรัพย์สินทางปัญญา มีผลกระทบต่อชื่อเสียง และการลงทุนของหน่วยงาน หน่วยงานมีทางเลือกปฏิบัติ ดังนี้

• ซอฟต์แวร์ที่ใช้ ต้องมีลิขสิทธิ์ ถูกต้องตามกฎหมาย เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน เป็นต้น การใช้ซอฟต์แวร์คัดลอกเป็นการละเมิดลิขสิทธิ์ องค์กรอาจเสียหายทั้งเป็นตัวเงินและเสียชื่อเสียง หากเจ้าของซอฟต์แวร์ตรวจพบ
  
• หาซอฟต์แวร์ฟรีมาใช้ เช่น ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน อาจใช้โปรแกรมปลาดาว หรือ StarOffice ซอฟต์แวร์แต่งภาพอาจใช้ โปรแกรม Gimp เป็นต้น
• หน่วยงานต้องมีระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ดี ประหยัดและมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี เพื่อป้องกันการบุกรุก เข้ามาทำลายระบบ หรือข้อมูลหรือเข้ามาดูความเคลื่อนไหวของหน่วยงาน