ระบบการจัดการด้านเอกสารDMS

ระบบการจัดการด้านเอกสาร ( Document management System : DMS) เป็นระบบที่ได้รับการปรับปรุงพัฒนาให้มีหน้าที่ในการจัดทำ ดูแล สร้าง กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ

ภายในสำนักงาน องค์ประกอบภายในระบบ DMS อาจประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้

การประมวลผลคำ (Word Processing) เป็นการนำหลายๆ คำมาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด ซึ่งเราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้มีกี่ตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัดหรือหน้าละกี่บรรทัดกั้นระยะหน้าหลังเท่าไรและสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างสะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้นๆ ออกมากี่ชุดก็ได้ซึ่งเอกสารที่ได้จะเหมือนกันทุกประการโปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่ทำให้เราสามารถทำงานกับเอกสารและสั่งงานต่างๆนี้ได้มีชื่อเรียกว่าปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word Processing)

การประมวลภาพ (lmage processing) เป็นระบบที่ประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ โดยอนุญาตให้ผู้ใช้นำรูปภาพจากเออกสารต่าง ๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูลและเรียกกลับมาดัคแปลงใช้งานได้ใหม่ในโอกาศต่อไปได้ ตัวอย่างโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ โปรแกรม Micrososoft office,Aldus pageMaker

การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ(Desktop Publishing) หมายถึง การนำภาพและข้อความมาจัดวางไว้ด้วยกันบนจอภาพ ในตำแหน่งที่สวยงาม ดูแล้วสบายตา มักใช้เป็นต้นแบบ (ต้นฉบับที่จะนำไปผลิตต่อ) ของเอกสารสิ่งพิมพ์อธิบายง่ายๆก็คือการจัดเตรียมต้นฉบับเอกสารสิ่งพิมพ์โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ(desktopcomputer) แทนที่จะเป็นการ "ตัดปะ" อย่างสมัยก่อน อย่างไรก็ตาม ก็ต้องใช้โปรแกรมช่วย โปรแกรมที่นิยมใช้กันมาก คือ PageMaker และ QuarkXpress การจัดเตรียมเอกสารสิ่งพิมพ์ด้วยวิธีนี้ จะช่วยลดค่าใช้จ่ายได้มากทีเดียว และเป็นที่นิยมมากในปัจจุบัน

การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา ( Reprographics) เป็นการผลิตเอกสารชนิดเดียวกันพร้อมกันหลายๆชุด เพื่อใช้แจกจ่ายหรือเผยแพร่ทั้งภาพในและภาพนอกสำนักงานได้อย่างรวดเร็วข้อได้เปรียบที่เห็นได้ชัดเจน คือ สามารถสร้างสำเนาได้สะดวก มีการโต้ตอบได้ ถ่ายพิมพ์แบบย่อหรือขยายก็ได้ หรือจะมีการพิมพ์สองด้านรวมข้อความพร้อมภาพ หรือแม้กระทั้งการจัดลำดับหน้าก็ทำได้เช่นกัน

การเก็บรักษา ( Archivar storage)
เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ แล้ว ต้องหาวิธีการเก็บรักษาเพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหายไป และในขณะเดียวกันต้องสามารถค้นหาได้สะดวกและรวดเร็ว ดังนั้นจึงมีวิธีการจัดเก็บแบบต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1. เก็บเป็นแฟ้มเอกสาร เป็นวิธีการบันทึกข้อมูลลงบนแผ่นกระดาษ แล้วรวบรวมใส่แฟ้มแบ่งเป็นหมวดหมู่ต่าง ๆ การเก็บรักษา ( Archivar storage)

ข้อดี จัดเก็บได้ง่ายไม่ต้องใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีมากนัก

ข้อเสีย การค้นหาข้อมูลใช้เวลานาน เอกสารอาจสูญหายหรือฉีกขาดได้ง่าย เมื่อเก็บ
นาน ๆ กระดาษจะเก่าทำให้ข้อความเลอะเลือนอ่านไม่ได้ การขนย้ายเอกสาร
ทำได้ยากเพราะมีจำนวนและน้ำหนักมาก

2. เก็บเป็นไม่โครฟิล์ม ในสมัยก่อนยังไม่มีคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กอย่างที่ใช้ในปัจจุบัน มีวิธีการนำเอกสารจำนวนหลาย ๆ หน้ามาเรียงกันแล้วใช้กล้องถ่านเป็นฟิล์มขนาดเล็กมาเรียกว่าไมโครฟิล์ม สามารถเก็บหรือซุกซ่อนไว้ได้ง่าย เมื่อนำไปใช้จะต้องใช้กล้องขยายเพื่ออ่านข้อความ หรือฉายออกมาเป็นภาพ

3. เก็บในเทปบันทึกเสียง เครื่องบันทึกเทป สามารถบันทึกข้อมูลเป็นเสียต่าง ๆ ได้ เช่น เสียงพูด เสียงเพลง เสียงของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น เสียงลมพัด

4. การเก็บภาพถ่าย โดยใช้กล้องถ่ายภาพ สามารถเก็บภาพถ่ายและข้อมูลที่สำคัญต่าง ๆ ไว้ใช้ในการค้นคว้าอ้างอิง ต่างๆกล้องถ่ายภาพสามารถบันทึกเป็นแผ่นภาพหรือเป็นภาพดิจิตตอลนำไปเก็บในคอมพิวเตอร์ได้

5. เก็บเป็นวีดิทัศน์ กล้องถ่ายวีดิทัศน์ หรือวีดีโอ (Video) ซึ่งการการบันทึกนี้สามารถบันทึกภาพและเสียงบันทึกภาพเหตุการณ์ ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ทันที และยังกำหนดเวลาในการถ่ายทำได้ เช่น ขั้นตอนการงอกของเม็ดถั่วเขียว ถ่ายทำเมื่อเริ่มเพาะเมล็ดจนถึงการเจริญเติบโตที่มีรากและใบได้

6.ฮาร์ดดิสก์ เก็บข้อมูลเหมือนแผ่นดิสเก็ตแต่มีขนาดใหญ่กว่าและน้ำหนักมากว่าดังนั้นจึงถูกเก็บไว้ในตัวเครื่องเพื่อเก็บข้อมูลโปรแกรมต่าง ๆ ซึ่งเคลื่อนย้ายไปที่อื่นได้ยาก
แผ่นซีดีหรือซีดี-รอมเก็บข้อมูลได้มากกว่าแผ่นดิสเก็ตหลายเท่าแต่การจัดเก็บต้องใช้เครื่องขับที่สามารถเขียนได้เนื่องจากซีดี-รอมมีแบบที่อ่านได้อย่างเดียว

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วย

☺ บุคลากร ได้แก่ ผู้จัดการหรือผู้บริหารทุกระดับ นักวิชาชีพ (เช่น นักบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน สถาปนิก นักกฎหมาย นักวิจัย เป็นต้น) นักเทคนิค เลขานุการ

☺ กระบวนการปฏิบัติงาน ได้แก่
Ÿ ☼ การรับเอกสารและข้อมูล เช่นส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
☼ การบันทึกเอกสารและข้อมูล งานด้านนี้จะปรับเปลี่ยนเป็นการบันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น
☼ การสื่อเอกสารและข้อมูล
☼ การกระจายข่าวสาร
☼ การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ
☼ การขยายรูปแบบเอกสาร
☼ การกำจัดและทำลายเอกสาร

☺ เอกสารข้อมูลสารสนเทศ สำนักงานอัตโนมัติทำงานกับเอกสารในแบบต่างๆ เหมือนกับสำนักงานธรรมดา แต่จะแตกต่างที่ปริมาณข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่คอมพิวเตอร์อ่านเข้าใจได้ทันทีจะมีมาก และรูปแบบ เอกสารที่นำมาประมวลผลมีหลากหลายมากขึ้น เช่น ข้อความ เสียงภาพ ตัวเลข ภาพถ่าย ภาพเคลื่อนไหว แผนภาพ ภาพลักษณ์ เป็นต้น

☺ เทคโนโลยี จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพื้นฐานค่อนข้างมาก เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน

☺ การบริหารจัดการ มีลักษณะคล้ายกับการบริหารจัดการสำนักงานธรรมดาอยู่บ้าง แต่จะมีข้อแตกต่างกันดังนี้
Ÿ ☼ ผู้บริหารต้องมีทัศนคติที่ถูกต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้
☼ ผู้บริหารต้องเข้าใจว่าใช้ในด้านเทคโนโลยีของสำนักงานอัตโนมัติต้องมีระบบและมาตรฐาน
ในการทำงาน มิฉะนั้นการติดต่อสื่อสารระหว่างกันอาจมีปัญหาเกิดขึ้นได้

สรุปหลักเกณฑ์การพิจารณาและการตัดสินใจในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

สำนักงานอัตโนมัติ เกิดขึ้นจากความพยายามขององค์กรที่จะทำให้งานขององค์กร ถูกต้อง รวดเร็ว
ตรวจสอบได้และพนักงานขององค์ไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่ในการทำงานแต่
งานสำนักงานอัตโนมัติิต้องการบุคลากรที่มีคุณภาพพัฒนาตนเองอย่างต่อ
เนื่่องตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยีที่นำมาใช้ในหน่วยงานหน่วยงาน
ต้องมีกิจกรรมพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่องด้วยเช่นเดียวกันงาน
สำนักงานอัตโนมัติมีผลกระทบต่อเน่ื่อง ดังต่อไปนี้

1. บุคลากรมีความรู้สึกว่า ตนเองเหมือนเครื่องจักร ถูกเฝ้ามอง และตรวจสอบตลอดเวลา เป็นหน้าที่ของผู้บริหารที่ต้องทำให้ บุคลากร มีความรู้สึกผ่อนคลาย มีเวลาเป็นส่วนตัว เมื่ออยู่นอกเวลางานการจัดสำนักงานให้น่าทำงาน มีความรู้สึกเป็นอิสระ ในขณะทำงานตามควร ก็เป็นเรื่องจำเป็น
2. ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน เป็นทรัพย์สินทางปัญญา มีผลกระทบต่อชื่อเสียง และการลงทุนของหน่วยงาน หน่วยงานมีทางเลือกปฏิบัติ ดังนี้

• ซอฟต์แวร์ที่ใช้ ต้องมีลิขสิทธิ์ ถูกต้องตามกฎหมาย เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน เป็นต้น การใช้ซอฟต์แวร์คัดลอกเป็นการละเมิดลิขสิทธิ์ องค์กรอาจเสียหายทั้งเป็นตัวเงินและเสียชื่อเสียง หากเจ้าของซอฟต์แวร์ตรวจพบ
  
• หาซอฟต์แวร์ฟรีมาใช้ เช่น ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน อาจใช้โปรแกรมปลาดาว หรือ StarOffice ซอฟต์แวร์แต่งภาพอาจใช้ โปรแกรม Gimp เป็นต้น
• หน่วยงานต้องมีระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ดี ประหยัดและมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี เพื่อป้องกันการบุกรุก เข้ามาทำลายระบบ หรือข้อมูลหรือเข้ามาดูความเคลื่อนไหวของหน่วยงาน